学習ブログ近年は、法人取引でもオンラインストアでの購入をはじめ、発注書や注文書、電話による注文でも、請求書や領収書がメール添付で送付される機会が増えています。
オンラインストアの場合には、マイページ上で領収書データが保管されるなど、紙の領収書のやり取りばかりではなくなりました。
では、これらの電子取引データをどのように保管すればいいのでしょうか。
メールやWebサイト上で請求書や領収書などを受領する機会が増えていますが、これらは電子取引で受け取った書類として、電子帳簿保存法が適用されます。
これまでは、会計や税務上の書類といえば紙での保管が基本でした。
そのため、電子取引データも紙にプリントアウトしたうえで保管していたり、メールソフトやパソコンのデータフォルダ内に保存したままにしていたりする企業も多いかもしれません。
しかし、令和4年1月1日からは、電子取引データは一定の条件を満たした方法での電子での保存が必要です。
一方で、紙にプリントアウトしての保存は原則として認められなくなります。
電子保存を正しく行っていないと、青色申告の承認が取り消されるなどペナルティを受ける可能性があるので、注意しなくてはなりません。
電子取引データを保存するには、電子帳簿保存法に定められた保存要件を満たさなくてはなりません。
保存要件には、4つのポイントがあります。
第一に、やり取りが実際に存在することが必要です。
この真実性の要件を満たすためには、適切な方法でのタイムスタンプの付与などが求められます。
第二に、必要な期間保存されなくてはなりません。
法人の場合は原則として7年、欠損金繰り越し控除の適用を受ける場合は10年、個人事業主は5年です。
第三として、いつでも速やかに検索できる状態であることが求められます。
取引年月日や取引先、取引金額などによって、検索できる状態にしておくことが必要です。
第四に、見やすさも求められます。
パソコン画面にディスプレイしたり、速やかにプリントアウトしたりすることで、保存してあるデータが可視化できることが必要です。
オンラインストアのサイト上やメール添付で領収書などを受領する場合、電子取引データとして電子での保存が求められます。
そのための保存要件として、真実性の要件を満たし、保存期間を守り、検索性や可視性も備えておかなくてはなりません。
