雲野照正税理士事務所 - 経営にかかる雲を晴らす

証憑書類は法人の場合は最低7年、欠損金の繰越控除をする場合は10年、個人事業主は5年間の長期にわたって保管しなくてはなりません。
保存の仕方として、証憑書類綴に貼っていくのが定番です。
どのような貼り方をすれば良いのでしょうか。

証憑書類綴を用意する

証憑書類綴は市販されているものや税理士などが販売しているものをはじめ、一般的なノートブックを使っている企業も少なくありません。
基本的には月ごとに、受け取った順に貼り付けていけば良いだけです。
毎月一度、月次決算を行いますので、月ごとにまとめるのが基本です。
ただし、取引先が多いなどの場合は、取引先ごとかつ月ごとに管理しているケースもあります。

番号の付与と月ごと管理

貼り付ける際は、ただ貼り付けるのではなく、貼る前に番号を振りましょう。
基本は月で最初に受け取った順から1番～の番号を順次振り、月が変わったら、また1番から割り振ります。
月ごとのページに1番の帳票を貼り、その上に2番、3番と貼り重ねていきます。
もう1つのポイントとして、貼る時には、証憑の済に済印または担当者の認印を押印しましょう。
証憑の二重使用による、経費の流用防止に役立ちます。
税務調査が入った際も、適切に処理されている証憑書類綴なら信頼性も高まります。

まとめ

証憑書類綴を用意し、証憑書類に月ごとに1番から番号を振り、証憑の二重使用を予防するために済印などを押してから、1番から順に重ねて貼っていきましょう。