学習ブログ証憑書類を整理して保管する際には、「証憑番号」を付保することが大切です。
その目的と整理の仕方をマスターしましょう。
証憑書類は税務調査の際などに提示が求められます。
保管期間が定められており、法人は最低7年、欠損金の繰越控除をする場合は10年、個人事業主は5年です。
過去の証憑を振り返った時や検索した時、すぐに確認ができるよう、証憑番号を振って管理していくことが大切です。
証憑番号は通常、月ごとに管理していきます。
毎月受け取った順に1番から始め、1番から順に証憑書類綴に貼り付けていきます。
証憑を綴じ込む際は、証憑の隅に済印を押すか、処理担当者の認印を押印し、二重使用が起こらないようにしておきましょう。
会計ソフトやクラウドサービスなどで記帳を行うと、伝票を入力すると自動的に証憑番号が付与されるケースがあります。
この場合にはシステムの番号を優先し、紙の証憑にその番号を手書きで記入しましょう。
この際、消えないよう鉛筆ではなくボールペンなどで記入してください。
システム上の番号と、入力した証憑の番号を一致させたうえで、証憑書類綴に貼り付けて管理します。
証憑番号とは証憑を管理するために振られる番号です。
基本は月ごとに受け取った順に1番から付与します。
会計システムで自動付与される際は、その番号を証憑に転記して管理しましょう。
「原始資料」とは「証憑＝請求書や領収書等」を指し、会計仕訳の基となったもの全てを言います。注文書や見積書も原始資料と呼べるでしょう。
日本ではまだまだ証憑の大半は紙ですが、紙の証憑は同じ条件下でファイリングし保管、電子証憑であれば何らかのシステムを活用し、そのシステム内で保管されているはずです。
一方で、取引の記録である「会計帳簿」は、通常は何らかの会計システム上にデータとして存在し、決算が終われば、紙帳簿か電子帳簿となったものを手元で保管することが多いでしょう。
「原始資料」と「会計帳簿」、この２つを紐付けるものが「証憑番号」になります。
紙の証憑は時系列や目的別で管理されていることが望ましいですが、一枚の紙の証憑が会計帳簿上のどの取引に該当するかを即座に指し示すのは、中々困難なことです。
しかし証憑番号があれば、それは容易になります。
つまり、原始資料と会計帳簿の証憑番号が一致しそれぞれが突合出来るような状態にあることで、証明力が担保されるということがいえます。
証憑書類（原始資料）は多岐に渡るため、取引の記録として捉えるとあらゆるものが該当しますが、どの証憑書類に番号を付保すべきでしょうか。
全てのものに証憑番号を振るのは量が膨大で、あまり現実的ではありません。
実際の経理作業においては、証憑番号を振ることで証拠力を担保したいものに番号を振るべきです。
様々な業種や商習慣で多少証憑書類の種類に差はあるかもしれませんが、概ね下記２つが望ましいのではないでしょうか。
１つ目の「証明が難しいもの」の代表例は、「小口現金で買い物をした際に受領する領収書」です。
通帳への印字や支払記録が残る「預金」での振替や振込と異なり、「小口現金」での買い物は、領収書以外の記録が残らないのと、現金の原資がどこであるかを示す必要がある（現金出納帳で残高管理をしっかり行う等）ため、証明が難しいと言えます。
また、「税務的要件として保管が必要なもの」の代表例は、消費税の課税仕入の仕入税額控除要件です。この控除要件は「保管ありき」になっており、特に令和5年10月から施行されるインボイス制度では厳格化されます。
この２つを軸に番号管理の方針を検討するのが良いでしょう。
そもそも「証憑書類」とは？インボイス制度の詳細は？等が気になる方は別記事をご参照ください。
大切なことは、「資料の整理」に始まると考え、初期指導においては会社で備え付ける資料整理の方針から一緒に検討し、ご指導させて頂いております。
特に小口現金の証憑書類については、優先的に証憑番号を振って管理頂くようにしております。
