学習ブログ証憑は「しょうひょう」と読みます。
あまり馴染みのない言葉ですが、ビジネスでは会計上の非常に重要な書類の一つです。
ここでは、証憑書類がどのようなものなのかについて詳しく解説します。
証憑書類とは「企業の取り引きが成立した」という事実を証明するために作成される書類のことです。
万が一取引相手との間にトラブルが起こった場合、証憑書類があることで契約の内容が確認できるため、取り引きに係る正確性や会計処理の正当性などについて担保となり得る重要な書類となります。
証憑書類にはさまざまなものがありますが、大まかに4つの種類に分類することができます。
1.売上など金銭のやりとりに関する書類
代表的なものに売買契約書や請求書、領収書などがあります。
取引条件や受け取る金額、支払う金額を正確に証明することは企業経営に欠かせません。
2.商品の仕入れなど物のやりとりに関する書類
注文内容を証明する注文書や発注書、仕入れの概算額を記載した見積書、納品された商品を明記した納品書などです。
レシートやATMの利用明細書などもここに含まれます。
このような書類があることで在庫管理や物の流れが管理できます。
3.給与などヒトに関する書類
社員やアルバイトなどを雇用する際に受け取った履歴書、採用時の契約内容を記した雇用契約書、給与支払い状況を記載した賃金台帳、従業員に給与の内訳を通知する給与明細書などです。
また、労務管理に関する人事異動通知や出勤管理のためのタイムカードなども含まれます。
4.その他の書類
法人クレジットカードの利用明細書やオフィスの賃貸契約書、銀行融資の返済予定表、さらには会議の内容を記載した議事録や上層部から承認を得るための稟議書などです。
証憑書類は一定期間保管することが義務付けられています。
保管期間は書類によって異なりますが、税法上では7年または10年、会社法上では5年または10年と定められています。
保存期間を守らなかった場合は罰則が科されることもあるので注意が必要です。
証憑書類によって取り引きの内容を正しく管理することはトラブルを防げるだけでなく、正しい会計処理にも役立ちます。
書類を精査することで無駄な取り引きをなくすことができれば、経営の効率化にもつながるのでしっかりと管理しましょう。
