学習ブログ見積書、請求書、請書、領収書など企業の取り引きではさまざまな書類がやりとりされます。
1つの取り引きでも、似たような項目が記載された書類が届くことがありますが、それぞれの違いを理解していますか。
また、証憑としてどれを保管しておくべきでしょうか。
見積書・請求書・請書・領収書は以下のような違いがあります。
見積書は注文をするか検討するにあたり、どのくらいの価格や費用になるかを見積もって金額などを示す書類です。
見積書を交わしただけでは、通常は契約成立にはなりませんが、契約した証拠として使うことは可能です。
請求書は商品やサービスの購入を行った後、代金を請求するための書類になります。
請書は注文請書、発注請書とも呼ばれ、注文や発注を受けた側が、注文を確かに承ったことを示すために発行するものです。
領収書は代金を受領した際に、その証拠として発行される書類です。
1つの取り引きで複数の書類がやりとりされることも多いですが、取引相手によっても発行する書類の種類は異なります。
4つの書類の流れでいうと、見積書→（注文書）→請書→（商品やサービスの納品）→請求書→（代金支払）→領収書の流れです。
いずれかの書類が保管されていれば、取り引きがあった証拠にはなりますが、基本はすべてについて、取り引きごとにひとまとめにするか、書類の種類に分けて保管することが必要です。
見積書・請求書・請書・領収書はそれぞれ役割が違い、発行されるタイミングが異なります。
いずれも取り引きがあったことを示す証憑として保管しましょう。
