学習ブログ会社の資料や書類などを整理している際に、処分で悩む書類が出てくることもあるでしょう。
総務、人事、経理などで用いる書類には、法律によって一定期間の保管が義務付けられているものが少なくありません。
うっかりと捨ててしまわないように注意が必要です。
今回は、文書の保存期間についてお伝えしていきます。
永久保存しておくべき書類は、定款、株主名簿、登記や訴訟に関係する文書です。
許可書や通達などの官公署関連の重要な書類も永久保管をしておくのが望ましいとされています。
10年間の保存が必要な書類は、取締役会や株主総会などの議事録、契約書、賃借対照表や損益計算書などの計算書類、総勘定元帳や各種補助簿などの事業関連の書類です。
製品の製造、加工、出荷、販売などを記録した書類も残しておかなくてはなりません。
仕訳帳や現金出納帳や資産の譲渡などの帳簿、取引証憑書類、源泉徴収票などです。
給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書、基礎控除申告書、保険料控除申告書などの書類も残しておく必要があります。
事業報告、有価証券届出書、産業廃棄物管理票の写し、会計監査報告などの書類は5年間保管しておかなくてはなりません。
書類の保存期間は、総務に関わる書類は2～5年程度、経理に関わるものは7年程度、会社法に関わるものは10年程度です。
文書を勝手に廃棄してしまうと、罰則を受けることもあるため、注意が必要です。
会社法、法人税法、消費税法などのルールにもとづいて適切に保管するようにしてください。
