雲野照正税理士事務所 - 経営にかかる雲を晴らす

企業の中にはさまざまな資料があり、煩雑な分整理するのも大変に感じてしまうでしょう。
しかし、そのままにして適当に分類していると、後から困ってしまいます。
企業ではなぜ資料整理が大事になってくるのでしょうか。
こちらでは資料整理の大事な意味と、整理する際のコツについて紹介します。

必要な時に探せない

企業での資料は、日々増えていく一方です。
後から暇を見てまとめて資料整理をしようと思うと、どんどん溜まっていき、挙句にはわからなくなってしまいます。
経営をしていて重要な判断が迫られた時にすぐに取り出せなくなりますし、探すのにも膨大な時間を費やすかもしれません。
最初から整理していれば問題なかった手間が、余計にかかってしまいます。
特に書類が溜まっていくと、古いものと新しいものが混ざってしまい、すぐに必要な書類を取り出せなくなります。

資料整理のコツ

しっかりと資料整理ができていていれば、余計な時間をかけずにすぐ確認できます。
それは、企業としての利益にもつながってきます。
まずコツとして資料の整理基準を作り、皆で共有しましょう。
各々が自己流で資料整理してしまうと、ゴチャゴチャになってしまいます。
場所から置き方、わかりやすい表示方法を決め、皆がすぐにわかりやすい方法を決めましょう。
利用頻度の高い資料は、より取り出しやすく整理して起きやすい場所や収納方法にすることも重要です。

まとめ

過去の資料が急に必要になることは企業にとってよくあることで、その度に時間をかけて探していたのでは効率が悪いです。
的確な経営判断をしなければいけない時にも、チャンスを逃してしまいます。
ほしい時にすぐ取り出せるように資料整理をすることは、企業での重要事項です。