雲野照正税理士事務所 - 経営にかかる雲を晴らす

今は電子化も進んでいるため、すべてサーバーに入れておけば良いのではないかと考えている方も多いでしょう。
確かに、電子化を上手に活用できれば、保管する場所なども節約できて効率的です。
しかし、中には紙で資料を残しておいたほうが良い場合もあります。
なぜ資料を紙で残しておいたほうが良いのか、こちらで説明していきます。

サーバーの維持が大変になる

確かに、資料をすべて電子化できれば、これまで必要だった倉庫などが必要なくなります。
これからも増え続ける資料なども保管する必要がないため、改めて保管場所を増設する心配もありません。
ただ、すべての資料をサーバーに収めようとすると、容量が大きくなってしまいます。
決してサーバーは使い放題ではないため、容量が大きくなるとそれに伴って費用もかかるようになってしまうのです。
頻繁に企業の中で確認しなければならない資料であれば、そのまま紙で残したほうが得です。

確認する時見えにくい場合もある

資料をしっかりと確認したいと思って表示すると、ディスプレイでは細かい部分が見えにくくなってしまう場合があります。
変に電子化せず紙の資料をそのまま確認したほうが見やすく、わかりやすい場合もあるのです。

印鑑や手書きのサインが重要な場合

資料の中には取引先や顧客からもらった印鑑や手書きのサインが記載されている場合もあるでしょう。
書類の内容によって、印鑑や手書きのサインが大きく影響を与えるような資料もあります。
その場合、電子化するよりも、そのまま紙の資料で残しておいたほうがいざという時便利です。

まとめ

資料を確認する時には、電子化しておけば便利な場合も多いです。
しかし、場合によっては紙で残す方が良い場合もあります。
資料によっては紙で残す必要があると言えるでしょう。