学習ブログ電子帳簿保存法が改正されたことで、令和4年1月1日からは電子取引データの紙での保存が認められなくなり、データで保存しなければならなくなりました。
電子データの保存は、大きく分けると3種類に分けられます。
電子データ保存法に対応した保存の仕方について、確認していきましょう。
電子データ保存法とも呼ばれる電子帳簿保存法が改正されました。
これまでは紙での保存が義務付けられていた帳簿書類を、紙ではなく電子で保存する要件などを定めています。
電子による保存のスタイルとして、3つの形態があります。
1つは、電子帳簿・電子書類の保存です。
2つ目は、紙の領収書などをスキャナでデータ化したうえで、保存する方法になります。
3つ目は、Webサイト上で発行された領収書のPDFファイルや、メールに添付された電子ファイルなどの電子取引のデータ保存です。
このうち、現在のところ、電子帳簿・電子書類の保存と紙の書類のスキャナ保存をするかは任意です。
これに対して3つ目の電子取引のデータ保存については、令和4年1月1日以降、法人・個人事業主を問わずすべての事業者が電子で保存しなくてはなりません。
正しく保存しないと青色申告承認取り消しなどのペナルティがあるので、注意が必要です。
電子取引データの保存方法には、大きく2つあります。
1つは、専門の事業者が提供する専用のソフトウェアを利用する方法です。
もう1つは、社内で一定のルールを定めたうえで、任意のフォルダに保存する方法が挙げられます。
一定のルールとは、ファイルに統一したファイル名をつけ、取引先別や月別に任意のフォルダに収納することです。
規定も定めて、同時に保管しておく必要があります。
取引先から受け取ったフィルの名称を統一して書き直さなくてはならないので、手間がかかります。
ある程度の電子取引のデータがあるなら、専用のソフトウェアを使うほうがスムーズです。
専用のソフトウェアを選ぶ場合には、JIIMA（公益財団法人日本文書情報マネジメント協会）の「子取引ソフト法的要件認証制度」を取得している製品から選びましょう。
JIIMAの認証を受けていないと、電子取引データを正しく保存していると認められない可能性があるためです。
電子取引データの保存方法には、専門の事業者が提供する専用のソフトウェアを利用する方法と、一定のルールを定めたうえで任意のフォルダに保存する方法があります。
専用のソフトウェアを利用するほうが便利ですが、その際はJIIMAの認証を受けた製品を選びましょう。
